Påminnelseinställningar

Inställningar för automatiska påminnelser: 

Inställningar för automatiska påminnelser hittar du i menyn Ekonomi > Påminnelseinställningar. 

 1 ) För att automatiska påminnelser ska skickas ut måste kryssboxen för Skicka vara ibockad. 

 2 ) Därefter fyller du i när påminnelse 1 ska skickas ut.
Här anger du antal dagar som ska ha passerat efter sista betalningsdag. Du väljer på vilket sätt påminnelsen ska skickas ut. Är det via e-post eller papper? Detta val påverkar endast E-fakturor.  Samma sak görs för påminnelse 2 och 3 om ni önskar skicka ut dessa automatiskt. 
Påminnelserna skickas automatiskt på angiven dag som passerat efter sista betalningsdag.  
Påminnelserna skickas ut kl 06.00 på angiven dag. 

 3 ) Ange önskad ämnesrad samt önskad mailtext för både automatiska och manuella påminnelser via e-post:

Mail ämne: Ange en tydlig ämnesrad för din påminnelse. För att undvika frågor kring mailet, skriv gärna in vad påminnelsen avser för kurs, konferens, event. 
Mailtext (body): Skriv en text som anger vad påminnelsen avser. Desto tydligare det framgår här vad det bifogade dokumentet avser desto mindre frågor kommer att ställas och påminnelsen kan då enklare och snabbare hanteras av mottagaren. (Det är många som inte vågar öppna ett mail med ett okänt dokument i därav detta tips). 

**För att hantera mailtext och ämnesrad för orginalfakturor och kreditfakturor som skickas ut via E-post, så anges denna text på ett annat ställe i systemet. Gå in i menyn Innehållshantering > Textruta (NY) för att uppdatera denna text. Läs mer om textruta (NY).  

 4) Ange text för fakturor som skickas via post. Detta val påverkar endast E-fakturor.

 5 ) Ska påminnelsen skickas manuellt via E-post eller PDF så väljer du vilken fakturamall som ska användas.
Du kan inte skapa manuella påminnelser om du inte valt mall först. Detta val påverkar INTE E-fakturor.  

Information kring automatiska påminnelser för E-faktura (elektorniska fakturor via InExchange eller Strålfors).

Önskar du skicka påminelserna som E-faktura så behöver inte fältet för Fakturamall vara ifyllt då E-fakturor har en separat mall för påminnelsefakturor och påverkas inte av det val som görs här. 

Men har du använt ett fält i registreringen där deltagaren skrivit en separat e-post adress för mottagande av faktura så väljer du fakturamall. Idag används  det fält som heter "InvoiceCompanyEmail" för detta ändamål, och det är den angivna e-postadressen i detta fält som blir mottagare av fakturan. De deltagare som INTE fyllt i någon e-postadress i detta fält får en E-faktura (elektronisk faktura) medan de som angivit en e-postadress i fältet får fakturan via den angivna e-postadressen. 

Är mottagaren inte upplagd som E-fakturamottagare och inte heller angett en e-postadress i fältet "InvoiceCompanyEmail" så skickas fakturan vidare med post, detta hanteras av E-fakturacentralen InExchange alt Strålfors och fakturan skickas då till den angivna adressen på fakturan.  

Översikt:

Skickas en påminnelse manuellt mellan den automatiska påminnelsen 1 och 2 så kommer systemet hoppa över automatisk påminnelse 2 för den/dem fakturorna som skickades manuellt och nästa automatiska påminnelse blir då påminnelse 3 om sådan är angiven.

Skicka påminnelser manuellt: 

Inställningar för manuella påminnelser hittar du i menyn Ekonomi > Påminnelseinställningar.

1) Ange önskad ämnesrad samt önskad mailtext för både automatiska och manuella påminnelser via e-post:

Mail ämne: Ange en tydlig ämnesrad för din påminnelse. För att undvika frågor kring mailet, skriv gärna in vad påminnelsen avser för kurs, konferens, event. 
Mailtext (body): Skriv en text som anger vad påminnelsen avser. Desto tydligare det framgår här vad det bifogade dokumentet avser desto mindre frågor kommer att ställas och påminnelsen kan då enklare och snabbare hanteras av mottagaren. (Det är många som inte vågar öppna ett mail med ett okänt dokument i därav detta tips). 

Fält för E-postadress: Här väljer du det fält som angetts i registreringen som ska gälla om deltagaren önskar få fakturan via e-post isätllet för Elektroniskt.   

 5 ) Ska påminnelsen skickas manuellt via E-post eller PDF så väljer du vilken fakturamall som ska användas.
Du kan inte skapa manuella påminnelser om du inte valt mall först. Detta val påverkar INTE E-fakturor.  

Se vidare instruktioner kring hur du skickar ut manuella påminnelser i menyn: Påminnelser (NY). 

**För att hantera mailtext och ämnesrad på orginalfakturor och kreditfakturor som skickas ut via E-post, så anges denna text på ett annat ställe i systemet. Gå in i menyn Innehållshantering > Textruta (NY) för att uppdatera denna text. Läs mer om textruta (NY).